Bu politika, Ekol Grup Koruma A.Ş. bünyesindeki Ekol Grup Ankara – HDE Görevlendirme Asistanı kapsamında WhatsApp üzerinden iletilen komutların ve uygulama kayıtlarının işlenmesine ilişkin genel uygulamayı açıklar. Bu hizmet, kamuya açık bir personel veri sorgulama hizmeti değildir; şirketçe yetkilendirilmiş yöneticilerin kullanımına yöneliktir.
1. İşlenen bilgiler
Yetkili gönderenin telefon numarası, WhatsApp mesaj kimliği ve komut metni; görev oluşturma, değiştirme, iptal veya sorgulama bilgileri (personel adı veya sistem kimliği, görev tarihi, görev kodu, şube); işlem zamanı, durum, hata ve güvenlik kayıtları işlenebilir. İK uygulamasında kimlik ve SGK gibi personel bilgileri de bulunabilir; bunlar WhatsApp kanalında zorunlu tutulmamalıdır.
2. Kullanım amaçları
Yetkili gönderenin doğrulanması; görevlendirme taleplerinin alınması ve onaya sunulması; HDE çizelgesine işlenmesi; canlı Excel bağlantısının güncellenmesi; hataların ve işlem geçmişinin denetlenmesi; hizmetin güvenliğinin sağlanması.
3. Sistem işleyişi
WhatsApp mesajları Meta'nın WhatsApp Business Platform altyapısı üzerinden Cloudflare Worker'a iletilebilir ve Cloudflare D1 mesaj kuyruğunda geçici olarak saklanabilir. Masaüstü İK Yönetim uygulaması açık olduğunda sıradaki kayıtları alabilir. Görev oluşturma, değiştirme veya iptal işlemleri yönetici kontrolü ve onayından önce otomatik kesinleştirilmemelidir.
4. Saklama ve silme
Hedeflenen bulut mesaj kuyruğu saklama süresi yedi (7) gündür. Ancak otomatik silme mekanizmasının devrede olduğu henüz doğrulanmamıştır. Bu nedenle bugün itibarıyla her kaydın yedinci günde otomatik silindiği taahhüt edilmemektedir. Teknik uygulama tamamlanana kadar kayıtlar mevcut sistemin fiilî silme ve saklama davranışına tabidir; yetkili ekip kayıtları dönemsel olarak denetlemelidir. Yerel İK görevlendirme kayıtları ve kanunen tutulması gereken kayıtlar, bulut mesaj kuyruğundan farklı saklama sürelerine tabi olabilir.
5. Paylaşım ve yurt dışı aktarım
Mesajların iletimi ve barındırılması amacıyla Meta/WhatsApp ve Cloudflare altyapılarından yararlanılır. Hizmetlerin teknik altyapıları nedeniyle kişisel verilerin Türkiye dışına aktarılması söz konusu olabilir. Aktarımın somut akışları ve 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesi çerçevesindeki uygun hukuki mekanizma şirket tarafından doğrulanmalıdır. Bu sayfa tek başına yurt dışı aktarım için hukuki güvence oluşturmaz.
6. Güvenlik ve erişim
Erişim, şirketin tanımladığı yönetici ve yetkili numaralarla sınırlandırılması hedeflenen bir süreçtir. Webhook imza kontrolü, bağlantı anahtarları ve görev onay kontrolleri kullanılır; buna karşın hiçbir sistem mutlak güvenlik garantisi vermez. Kullanıcıların WhatsApp üzerinden T.C. kimlik numarası, sağlık bilgisi, parola veya gereksiz personel belgesi göndermemesi istenir.
7. Hukuki bilgilendirme ve başvuru
Kişisel veri işlemenin amaçları, hukuki sebepleri, alıcıları ve ilgili kişi hakları için KVKK Aydınlatma Metni; erişim, düzeltme ve silme talepleri için Veri Silme ve Başvuru sayfasına bakınız.